Hoy más que nunca, muchas empresas están trabajando desde casa. Nuestras tareas diarias de oficina cambiaron de repente a forma remota, desde reuniones, talleres, planes de negocios y más.

Mientras más y más personas trabajan desde casa, es importante encontrar herramientas digitales efectivas, tanto para video llamadas, presupuestos, así como también comunicación diaria simple. A continuación te presentamos algunas herramientas digitales para que tú y tu equipo tengan éxito en esta nueva forma de trabajo:

Alejandro Pinto, nuestro CTO en SweetPay, es experto en herramientas digitales y estas son sus 7 herramientas indispensables:

Comunicación diaria: Slack.

Slack es un aplicación popular para comunicarse y colaborar diariamente. Poder crear diferentes canales, temas, equipos y proyectos, hace que las preguntas y tomas de decisiones se hagan mucho más rápidas y eficientes. Además, reforzar los lazos con tu equipo, es igual de importante de forma remota, por eso puedes crear tu propio canal para comunicarte con tu equipo, todos los días. https://slack.com/

Video Conferencias: Zoom.

Zoom es una de las herramientas más populares para videoconferencias. Es fácil de usar y es ideal para principiantes. Simplemente ingresa al sitio web y programa una reunión. Además de videoconferencias, es excelente para seminarios web. Varias universidades e institutos, realizan cursos a través de esta herramienta. https://zoom.us

Planificación y gestión de proyectos: Trello.

Trello es excelente para planificar y gestionar proyectos. Puedes crear columnas para diferentes temas y tareas a realizar. Cada tarea se puede vincular con una persona en específico y así todos pueden ver quién está trabajando en qué. Además tienes la opción de calendario, la cual te permite vincular fechas. https://trello.com/

Trabajar en el mismo documento: Google Docs en Google Drive.

Este servicio es ideal cuando el trabajo es de forma remota. Por un lado, es una buena manera de recopilar y estructurar documentos, hojas de cálculos o presentaciones donde todos tienen acceso y por otro lado, pueden trabajar juntos en tiempo real. https://www.google.com/drive/

Para comentarios y votaciones: Mentimeter.

Con Mentimeter puedes hacer una pregunta que todos puedan responder y luego las respuestas aparecen de forma de tabla en tiempo real. También puedes crear encuestas. Si por ejemplo estás en una videollamada, comparte tu pantalla con Mentimeter para que todos vean al mismo tiempo lo que sucede. El fundador de Mentimeter es sueco, por lo que también es una tecnología muy unida a SweetPay.

https://www.mentimeter.com/

Resolución de problemas: Mural.co

Es una de las herramientas favoritas en nuestro equipo. Permite que todos puedan colaborar visualmente en diagramas, diseños, cronogramas y más. Incluso, te ofrece plantillas para la mayoría de tus requerimientos a nivel visual, esto ayuda a facilitarte el trabajo. https://mural.co/

Para talleres guiados: IdeaHunt.

IdeaHunt es estupendo para tener un taller remoto y en video. Te ofrece plantillas para diferentes partes del proceso de ideas y el análisis de FODA ( Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas). Está muy bien hecho y es muy emocionante cuando se trata de lluvia de ideas, y por sobre todo, se documenta automáticamente. https://ideahunt.io

Además de la herramientas mencionadas anteriormente, Microsoft Teams y Google Hangouts, en esta crisis del Covid-19, ofrecen funciones de videoconferencias, chats y llamadas, completamente gratuitos durante seis meses “para apoyar el teletrabajo y la seguridad de todos en esta crisis sanitaria”.

Las herramientas digitales son fantásticas, pero no mágicas.

Prepara junto a tu equipo acuerdos sobre cómo trabajar de forma remota y escríbelo para que todos sepan qué hacer. Alejandro recomienda que debes pensar en 3 cosas al trabajar desde casa:

Decide qué hacer y dónde:

Comunica qué herramientas usar y qué se hará con ellas. Muchas herramientas tienen varias características y es importante explicarlas para no crear desorden. Por ejemplo, puede enviar muchos archivos y la mejor manera de estructurarlos es en DropBox o Google Drive.

Educación:

Asegúrate de que todos sepan cómo usarlas y que entiendan la función de cada una.

Aclarar disponibilidad:

Notifica cuándo estás disponible y cuándo no. Crea un horario. Nosotros, por ejemplo, hemos llegado a la conclusión de que se puede escribir por Slack fuera del horario laboral, pero eso no te asegura que el mensaje sea respondido al instante, así que decidimos cumplir un horario de 8 horas incluyendo la hora de almuerzo.

Esto es muy importante que se aclare y se cumpla para que tu equipo trabaje de forma armónica y eficiente.

En este blog, cubriremos algunos de los puntos importantes del trabajo remoto, pero también veremos el panorama general.

Una vez que las oficinas comenzaron a cerrarse en un intento por frenar la propagación del coronavirus (Covid-19), las conversaciones sobre el trabajo desde casa levantaron algo de fuerza.

En las redes sociales se compartieron consejos sobre “cómo hacer bien el trabajo remoto". Pero como son las redes sociales, estas opiniones tan útiles y sugerencias, también se encontraron con una gran cantidad de desacuerdos, objeciones y dudas.

El trabajo a distancia ya sea ad hoc o programado, sigue siendo un reto que muchas empresas e individuos, luchan por hacerlo “bien”.

Ser parte de un equipo remoto tiene sus retos - y no son solo las pequeñas cosas -.

Es un tema en el que estamos realmente interesados; con un equipo que tiene muchas personas trabajando remotamente y que ofrece mucha flexibilidad para los demás, trabajar fuera de casa para nosotros, no se trata de buscar una mayor productividad desde el sofá o el escritorio. Muchas personas probarán esta forma de trabajo o se duplicará durante el futuro próximo.

Para nosotros, es una parte clave el futuro del trabajo, y esta es una oportunidad para aprender algunas cosas en un momento preocupante.

Trabajar desde casa vs trabajar remotamente

Solo en el Reino Unido, ha habido un salto fenomenal en el número de personas que trabajan desde casa durante la última década; algunas investigaciones lo ubican en un aumento del 74%.

La tecnología es una de las grandes razones por las que trabajar desde casa está creciendo tan rapidamente; el mayor enfoque es mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida cotidiana, pero aún así, muchas personas están encontrando otros lugares interesantes para hacer sus cosas.

Adoptar la idea del trabajo remoto significa aceptar esta variedad y confiar en tu equipo para encontrar la mejor manera de trabajar. Podría ser un equipo de ventas que esté en la carretera o el CTO verificando la plataforma en un aeropuerto de Chile.

¿Cuándo el trabajo remoto funciona bien?

El crecimiento tan rápido que ha tenido el Coronavirus (Covid-19), hace que para muchas empresas, esta forma de trabajo sea la más recomendable, ya que las personas estarán activas trabajando y resguardandose de un posible contagio; sin mencionar que es lo correcto para las personas con hijos o familiares que necesitan su ayuda.

Si puedes seguir trabajando durante este período, es posible que veas algunas de las otras recompensas del trabajo remoto, como:

Los estudios demuestran que las tasas de retención de empleados pueden mejorar significativamente en las empresas que respaldan esta forma de trabajo. Y claro, también está el aumento de la productividad.

Pero seamos lamentablemente, en algunos lugares, el trabajo remoto no funciona tan bien.

¿Cuándo el trabajo remoto no funciona?

El Financial Times publicó un artículo donde destruyó todo el concepto de trabajo remoto.

Para la autora, Jo Ellison, fue difícil sentirse conectada con sus colegas, pensando que los emojis hacían todo el trabajo pesado cuando se comunicaba con su equipo. "En mi experiencia, trabajar de forma remota significa trabajar tres veces más duro … mientras que simultáneamente tienes un ataque de nervios", escribió Ellison. "Me han reducido a un monstruo … Me odio a mí misma y estoy bastante segura de que todos con los que trabajo también me odian".

"Monstruo" puede ser un poco duro … pero ser parte de un equipo remoto definitivamente tiene sus desafíos. Ellison no está sola al encontrarse en el aislamiento cuando trabaja desde casa. El hecho de que tus colegas ocasionalmente tomen el último yogurt o pongan música muy mala, no significa que no disfrutes de su compañía.

Esto no se trata solo de bromas. Estar en una oficina significa que se está compartiendo información informal a tu alrededor, por ejemplo: puedes obtener información de la compañía que no está disponible desde tu sofá.

¿Qué puedes hacer para que el trabajo remoto funcione sin problemas?

Habla sobre tus miedos.

Naturalmente, hay algunas preocupaciones únicas que podrías estar sintiendo en este momento si trabajas desde casa. Obviamente, las autoridades de salud locales son el mejor lugar para obtener ayuda con esto.

Sin embargo, el trabajo remoto puede generar otras preocupaciones:

Entonces, ¿Por qué no establecer un diálogo regular con su jefe(a) donde el seguimiento de tu productividad es un enfoque clave?

Crea también una red interna: cuantas más personas en la empresa sepan sobre el trabajo que estás haciendo, más valorado te sentirás.

Establece tus reglas y cúmplelas

Es fácil que la flexibilidad se traduzca en una incapacidad para apagarse. Es muy tentador enviar ese último correo electrónico en lugar de cerrar la laptop por el día, especialmente cuando te preocupa que te vean ocupado.

Así que aquí va un consejo simple: establece tus reglas y no las rompas.

Esto significa establecer con tu equipo las horas en las que trabajarás, los descansos que tomarás y cuánto tiempo pueda tomar recibir una respuesta tuya.

Las noticias de último minuto no son para todos

En este momento tal vez puedes sentir que las personas comparten mucha información. Y si encuentras alguna información de Covid-19 que la gente está compartiendo y no está ayudando o te está distrayendo del trabajo, déjales saber o habla con líder del equipo.

Hay algunas personas que quieren conocer todos los detalles y alertas de las noticias de última hora. Para otras personas, esto no ayuda y está bien.

Encuentra herramientas que te ayuden a sentirte parte del equipo

Un software colaborativo que te ayude a trabajar en proyectos con el resto de tu equipo puede cambiar las reglas del juego. Herramientas como InVision, Marvel y Abstract ayudan a nuestros diseñadores a comunicarse.

Mientras tanto, en el equipo de contenido, utilizamos Slack, HootSuite e incluso cosas simples como Google Docs para mantener nuestro flujo de trabajo optimizado.

Comunicar… sobre comunicación

No tengas miedo de sobre explicar las cosas si estás trabajando de forma remota.

Las videollamadas se están volviendo fundamentales para la forma en que funcionan muchas empresas, pero aun así te encontrarás cayendo en el texto también.

Sin pistas visuales, puede ser más difícil identificar si un colega ha entendido totalmente el mensaje que estás tratando de transmitir. No tengas miedo de preguntarles si lo entendieron, sin ser condescendiente, naturalmente.

Y anticipa también de la otra forma: verifica con tus colegas que has procesado completamente lo que te están pidiendo.

Pero hagas lo que hagas, no dejes que los emojis hagan el trabajo pesado.

Y oye, cuídate tú también.

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